Personvernerklæring

Sist oppdatert: 17.09.2026

MX Innsjekk er en digital løsning for administrasjon av utøvere, treninger, påmeldinger og andre aktiviteter knyttet til motorklubbens virksomhet.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger som behandles når du bruker løsningen, hvorfor opplysningene behandles, hvem som har tilgang til dem, hvor lenge de lagres og hvilke rettigheter du har.

1. Hvem er ansvarlig for personopplysningene?

Den motorklubben du er tilknyttet i MX Innsjekk er som hovedregel behandlingsansvarlig for personopplysningene som registreres om deg og eventuelle utøvere du administrerer.

Behandlingsansvarlig er styreleder i den enkelte klubb.

MX Innsjekk leveres og driftes av:

Grytting Bye Kommunikasjon AS
Organisasjonsnummer: 994306359
Adresse: Øvre Rømmesbakkan 16, 7300 Orkangere
E-post: post@gbkom.no

Leverandøren av MX Innsjekk behandler personopplysninger på vegne av klubben og etter klubbens instrukser.

Dersom MX Innsjekk brukes av flere klubber, vil den klubben du er tilknyttet være ansvarlig for behandlingen av opplysninger knyttet til ditt medlemskap, dine utøvere og aktivitetene i den aktuelle klubben.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger som behandles avhenger av hvordan du bruker MX Innsjekk.

For brukerkontoer kan vi blant annet behandle:

• navn
• e-postadresse
• telefonnummer
• brukernavn eller annen kontoidentifikator
• klubbtilhørighet
• brukerrolle
• informasjon om tilknytning til utøver

For utøvere kan vi blant annet behandle:

• navn
• adresse
• fødselsdato
• klubbtilhørighet
• medlems- eller utøveridentifikatorer
• tilknytning mellom utøver og foresatt eller annen ansvarlig bruker

I forbindelse med treninger og arrangementer kan vi behandle:

• hvilke treninger eller arrangementer utøveren er påmeldt
• tidspunkt for påmelding og avmelding
• deltakelse
• treningshistorikk
• aktivitetsstatistikk

Ved bruk av løsningen kan det også registreres tekniske opplysninger som:

• tidspunkt for innlogging
• IP-adresse
• nettleser- og enhetsinformasjon
• sesjonsinformasjon
• sikkerhets- og hendelseslogger

Slike opplysninger brukes blant annet for å drive og sikre løsningen og for å oppdage feil eller misbruk.

Dersom det gjennom MX Innsjekk gis tilgang til nettbutikk eller betalingsløsninger, kan informasjon om kjøp eller betalingsstatus bli knyttet til brukeren. Kortnummer og tilsvarende betalingsopplysninger behandles av betalingsleverandøren og lagres ikke i MX Innsjekk.

3. Opplysninger om barn og unge

MX Innsjekk brukes blant annet i forbindelse med aktiviteter for barn og unge. Det kan derfor behandles personopplysninger om mindreårige.

For yngre utøvere vil løsningen normalt være organisert slik at en foresatt eller annen ansvarlig voksen har brukerkonto og administrerer én eller flere utøvere.

Vi forsøker å begrense opplysningene om barn til det som er nødvendig for å administrere medlemskap, aktiviteter og påmeldinger.

Dersom en behandling av personopplysninger om barn bygger på samtykke, gjelder særskilte regler. Hvilket behandlingsgrunnlag som gjelder vurderes ut fra formålet med den enkelte behandlingen.

4. Hva bruker vi opplysningene til?

Personopplysningene brukes for å:

• opprette og administrere brukerkontoer
• registrere og administrere utøvere
• håndtere klubbtilhørighet
• vise aktuelle treninger og arrangementer
• gjennomføre påmelding og avmelding
• kontrollere tilgang til aldersbestemte aktiviteter
• vise treningshistorikk og statistikk
• administrere klubbens aktiviteter
• sende nødvendig informasjon om påmeldinger, endringer og avlysninger
• yte support
• drifte og sikre løsningen
• oppdage og forebygge feil, misbruk og sikkerhetshendelser

Opplysningene skal ikke brukes til andre uforenlige formål uten at det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag og brukerne får nødvendig informasjon.

Fødselsdato brukes blant annet til å beregne utøverens alder og avgjøre hvilke kjøretøy, aktiviteter eller andre alternativer som er tilgjengelige ut fra gjeldende aldersgrenser, herunder lovpålagte krav og klubbens egne regler.

5. Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av personopplysninger i MX Innsjekk kan blant annet bygge på:

• at behandlingen er nødvendig for å levere en tjeneste eller oppfylle en avtale
• at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse
• en berettiget interesse, for eksempel knyttet til drift, sikkerhet og administrasjon
• samtykke, der samtykke er nødvendig og egnet behandlingsgrunnlag

Dersom en behandling bygger på samtykke, vil dette fremgå tydelig når samtykket innhentes. Samtykket skal være frivillig og kan trekkes tilbake.

6. Sensitive personopplysninger

MX Innsjekk er i utgangspunktet ikke ment som et system for lagring av helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger.

Brukere og administratorer bør derfor ikke registrere helseopplysninger, diagnoser, medisiner eller andre sensitive opplysninger i generelle kommentar- eller fritekstfelt med mindre klubben uttrykkelig har etablert en lovlig og sikker løsning for dette.

7. Hvor kommer opplysningene fra?

De fleste opplysningene registreres direkte av deg, en foresatt eller en administrator i klubben.

Opplysninger kan også registreres av klubben på bakgrunn av eksisterende medlemsinformasjon, påmelding til aktivitet eller andre opplysninger klubben allerede har et lovlig grunnlag for å behandle.

8. Hvem har tilgang til opplysningene?

Tilgang til personopplysninger skal begrenses til personer som trenger opplysningene for å utføre sine oppgaver.

Dette kan omfatte:

• deg selv
• foresatte som er tilknyttet en utøver
• autoriserte administratorer eller funksjonærer i klubben
• personell hos leverandøren av MX Innsjekk som trenger tilgang i forbindelse med drift, sikkerhet eller support

MX Innsjekk kan benytte eksterne leverandører for blant annet serverdrift, backup, e-postutsendelse og andre tekniske tjenester.

Personopplysninger selges ikke til tredjeparter.

9. Overføring til land utenfor EØS

MX Innsjekk etterstreber at personopplysninger behandles innenfor Norge eller EØS.

Dersom en leverandør behandler personopplysninger utenfor EØS, skal overføringen bare skje når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak er etablert.

10. Hvor lenge lagres opplysningene?

Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Opplysninger som er nødvendige for en aktiv brukerkonto eller et aktivt medlems- eller utøverforhold oppbevares så lenge forholdet består.

Når en bruker eller utøver ikke lenger er aktiv, skal opplysningene slettes eller anonymiseres når klubben ikke lenger har et saklig eller lovpålagt behov for dem.

Enkelte opplysninger kan oppbevares lenger dersom dette er nødvendig på grunn av lovpålagte dokumentasjonskrav, regnskapsregler, håndtering av rettskrav eller sikkerhetshendelser.

11. Sikkerhet

Vi benytter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, endring, tap eller misbruk.

Dette omfatter blant annet:

• tilgangsstyring
• autentisering
• kryptert kommunikasjon
• sikker håndtering av passord
• sikkerhetskopiering
• logging
• løpende vedlikehold og oppdatering av systemet

Tilgang til administrasjonsfunksjoner begrenses til autoriserte brukere.

12. Informasjonskapsler

MX Innsjekk benytter informasjonskapsler og/eller tilsvarende lokal lagring som er nødvendig for at tjenesten skal fungere, for eksempel for innlogging, sikkerhet og opprettholdelse av en brukersesjon.

MX Innsjekk benytter ikke informasjonskapsler til annonsering eller tredjeparts sporing.

Dersom det senere tas i bruk analyse-, markedsførings- eller andre ikke-nødvendige informasjonskapsler, vil brukerne få informasjon og bli bedt om samtykke før slike teknologier aktiveres.

13. Automatiserte avgjørelser og profilering

MX Innsjekk kan bruke registrerte opplysninger, som fødselsdato eller alder, til å tilpasse hvilke alternativer som er tilgjengelige i løsningen. Dette kan for eksempel brukes til å vise hvilke crossykler en utøver kan leie basert på klubbens aldersregler.

Slike automatiske regler brukes for å tilpasse tjenesten og håndheve fastsatte vilkår, og innebærer ikke automatiserte individuelle avgjørelser som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker brukeren.

MX Innsjekk benytter ikke profilering eller automatiserte avgjørelser av den typen som omfattes av personvernforordningen artikkel 22.

14. Dine rettigheter

Avhengig av behandlingsgrunnlaget og situasjonen kan du ha rett til å:

• få informasjon om behandlingen
• få innsyn i personopplysningene som er registrert om deg
• få uriktige opplysninger rettet
• kreve sletting
• kreve begrensning av behandlingen
• protestere mot enkelte behandlinger
• få utlevert opplysninger i et maskinlesbart format når vilkårene for dette er oppfylt
• trekke tilbake samtykke der behandlingen bygger på samtykke

I MX Innsjekk kan enkelte opplysninger ses og oppdateres direkte under Mine data.

For andre forespørsler kan du kontakte klubben for å få utført korrigeringer.

Vi kan be om nødvendig informasjon for å kontrollere identiteten din før vi gir innsyn eller foretar endringer.

15. Rettigheter for foresatte og utøvere

Hvis du administrerer en mindreårig utøver i MX Innsjekk, kan du som foresatt ha anledning til å se og administrere opplysninger knyttet til utøveren.

Hvilke rettigheter foresatte kan utøve på barnets vegne må vurderes ut fra blant annet barnets alder, modenhet, typen opplysninger og gjeldende regelverk.

16. Sletting av konto og opplysninger

Du kan be om at brukerkontoen din slettes ved å kontakte klubben.

Sletting av en brukerkonto innebærer ikke nødvendigvis at alle opplysninger slettes umiddelbart. Klubben kan ha behov eller plikt til å beholde enkelte opplysninger i en periode, for eksempel på grunn av økonomiske dokumentasjonskrav, sikkerhetslogger eller mulige rettskrav.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, skal de slettes eller anonymiseres.

17. Personvernbrudd

Dersom det oppstår et brudd på personopplysningssikkerheten, vil klubben og leverandøren håndtere hendelsen i samsvar med gjeldende personvernregelverk.

Ved behov vil hendelsen bli meldt til Datatilsynet og berørte personer varslet.

18. Klage til Datatilsynet

Hvis du mener at personopplysningene dine behandles i strid med personvernregelverket, kan du kontakte klubben slik at saken kan undersøkes.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo
www.datatilsynet.no

19. Endringer i personvernerklæringen

Personvernerklæringen kan bli oppdatert dersom MX Innsjekk får nye funksjoner, behandlingen av personopplysninger endres eller regelverket endres.

Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig i MX Innsjekk.

20. Kontakt

Spørsmål om behandling av personopplysninger knyttet til medlemskap, utøveropplysninger, treninger og påmeldinger kan rettes den enkelte klubb.

Tekniske spørsmål om MX Innsjekk kan rettes til:

Grytting Bye Kommunikajon AS
E-post: post@gbkom.no